L’inserimento del codice a barre nel biglietto permette il riconoscimento automatico del paziente in ogni fase del processo: il totem e le postazioni di chiamata possono essere infatti integrati con lettore di codice (integrato nella struttura del totem e mobile agli sportelli) rendendo così possibile verificare lo stato di avanzamento dell’utente all’interno del flusso dei servizi.
Questa funzione permette di riconoscere e tracciare i pazienti: ad esempio, se si introduce il codice a barre nelle comunicazioni inviate in formato elettronico o cartaceo, è sufficiente che l’utente avvicini il documento al totem per essere automaticamente riconosciuto.

Quando il paziente è chiamato allo sportello, tutta l’anagrafica, o gli eventuali appuntamenti prenotati, compaiono all’addetto nella scheda personale: l’associazione del numero all’anagrafica dell’utente e all’eventuale calendario degli appuntamenti, permette inoltre di gestire le priorità di chiamata: i pazienti possono essere infatti gestiti “individualmente”, è possibile inviarli direttamente all’ambulatorio di destinazione (opzione “fast lane”) o, se si presentano con un eccessivo anticipo, possono essere “respinti” ed invitati a presentarsi al corretto orario di appuntamento.